Aktualisierung des eAU-Verfahrens ab 2027
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist längst ein fester Bestandteil der Datenaustauschverfahren in der Sozialversicherung. Zum 1. Januar 2027 tritt eine neue Fassung der Gemeinsamen Grundsätze zur eAU in Kraft, die das Verfahren erneut an aktuelle Anforderungen aus Praxis und Gesetzgebung anpasst.
Dass die mediale Aufmerksamkeit rund um die eAU inzwischen deutlich zurückgegangen ist, kann angesichts der enormen Zahl übermittelter Datensätze durchaus positiv gewertet werden: Ein Verfahren, das kaum noch Schlagzeilen macht, läuft in der Regel rund. Ein gewisses „Grundrauschen“ bleibt bestehen, denn auch ein etabliertes Verfahren wird regelmäßig überprüft, angepasst und weiterentwickelt.
Kontinuierlicher Datenaustausch
Seit dem Start des Verfahrens – für Arztpraxen seit 1. Januar 2022 und für Arbeitgeber seit 1. Januar 2023 verpflichtend – wurden den Krankenkassen bereits rund 480 Millionen eAU übermittelt. Die Jahreswerte zeigen dabei ein inzwischen recht stabiles Niveau:
Zum Start der eAU war lediglich mit rund 77 Millionen Datensätzen jährlich kalkuliert worden. Der deutliche Unterschied macht sichtbar, wie groß die Dunkelziffer bei Arbeitsunfähigkeitszeiten vor Einführung der eAU tatsächlich war – und wie stark sich die Datenbasis der Krankenkassen seither verbessert hat. Davon profitieren auch die Arbeitgeber: Ablehnungen wegen fehlender Daten sind spürbar zurückgegangen. Die dadurch deutlich verbesserte Datenbasis der Krankenkassen bildet inzwischen eine wichtige Grundlage für die Folgeprozesse.
Optimierung der eAU
Die Zeiten des geduldigen Papiers sind vorbei. Konnten früher unklare Fallgestaltungen noch handschriftlich vermerkt werden, erfordert heute jede Detailfrage eine Anpassung des Datensatzes, damit die Daten reibungslos zwischen den Beteiligten fließen. Zusammen mit gesetzgeberischen Änderungen ergeben sich so regelmäßig neue Verbesserungsmöglichkeiten. Mit dem neuen Verfahren wurden zahlreiche Prozessoptimierungen und Detailanpassungen vorgenommen, die Rückfragen und Missverständnisse vermeiden und zugleich den Nutzen erweitern sollen.
Hinweis:
Die eAU hat sich längst über den früheren „gelben Schein“ hinausentwickelt: Sie umfasst inzwischen nicht nur AU-Zeiten, sondern auch Zeiten stationärer Krankenhaus- und Rehabilitationsaufenthalte und verbindet die Krankenkassen neben den Arztpraxen auch mit Arbeitgebern, Arbeitsagenturen und der Minijob-Zentrale. Entsprechend vielfältig sind die Fallgestaltungen, die es noch besser abzubilden gilt.
Bei Abfragen der Arbeitgeber bei den Krankenkassen ist es wichtig zu erkennen, aus welcher Art von Programm die Daten stammen. Gerade bei Daten aus Ausfüllhilfen können sich durch manuelle Eingaben Fehler ergeben. Um solche Fehler künftig schneller erkennen und plausibilisieren zu können, wird – analog zum DTA EEL (Datenaustausch Entgeltersatzleistungen) – ein neues Feld eingeführt, das die Art des verwendeten Abrechnungsprogramms angibt.
Bereits heute sieht die eAU-Verfahrensbeschreibung vor, dass die Krankenkassen dem Arbeitgeber nach der tatsächlichen Entlassung aus dem Krankenhaus proaktiv die entsprechenden Entlassdaten übermitteln. Künftig werden zusätzlich zum tatsächlichen Ende auch vorliegende Verlängerungsanzeigen proaktiv an den Arbeitgeber weitergegeben. Die zuvor übermittelten voraussichtlichen Daten werden dabei storniert, was die Nachvollziehbarkeit erhöht und die systemseitige Verarbeitung erleichtert.
Zudem entfällt künftig der bisherige Unterschied zu Daten von Vorsorge- und Rehaeinrichtungen: Wurden bislang nur Aufnahme und voraussichtliches Entlassdatum übermittelt, erhalten Arbeitgeber nun auch die tatsächlichen Entlassdaten bzw. Verlängerungen.
Bei Folgebescheinigungen ist das Feld „Nachweis seit“ in den Meldungen an die Arbeitgeber seit Einführung der eAU regelhaft nicht gefüllt. Das liegt daran, dass dieses Datum bereits im ärztlichen Datensatz fehlt – etwa aufgrund von Arztwechseln – und auch in der früheren Papierfassung oft fehlerhaft oder gar nicht angegeben war. Um weitere Rückfragen zu vermeiden, wurde nun noch einmal klargestellt, dass dieses Datum regelmäßig nicht übermittelt wird. Für die Prüfung der korrekten eAU nutzen die Krankenkassen stattdessen das Ausstellungsdatum als Beginn.
Die Rückmeldung des Kennzeichens „6“ ist bisher für teilstationäre Krankenhausbehandlungen vorgesehen. Hintergrund ist, dass die erforderlichen Daten zur korrekten Abbildung eines Krankenhausaufenthalts nicht rechtzeitig vorliegen und damit die für die Entgeltfortzahlung relevanten Informationen nicht über die eAU an den Arbeitgeber übermittelt werden können.
Die Übermittlung des Kennzeichens „6“ bedeutet daher für den Arbeitgeber, dass Aufenthaltszeiten vorliegen, die grundsätzlich eine Arbeitsunfähigkeit darstellen. Da die konkreten Zeiten jedoch nicht übermittelt werden können, ist für den Nachweis gegenüber dem Arbeitgeber weiterhin eine entsprechende Liegebescheinigung des Krankenhauses erforderlich. Diese muss durch den Arbeitnehmer beim Krankenhaus angefordert und anschließend dem Arbeitgeber vorgelegt werden.
Meldegrund „6“ künftig auch für Reha-Leistungen
Im Bereich der Rehabilitation gibt es weitergehende Leistungen, welche analog zu den teilstationären Krankenhausbehandlungen ebenfalls nicht im Datensatz übermittelt werden können. Hierzu zählen ganztagsambulante Rehabilitationsmaßnahmen, mobile Rehabilitation und Kombinationsbehandlungen. Um auch hier die bisherige Rückmeldung mit dem Grund „4“ zu vermeiden und dem Arbeitgeber den Hinweis zur Abforderung eines entsprechenden Nachweises bei den Arbeitnehmern zu ermöglichen, werden diese Behandlungen unter dem Meldegrund „6“ subsumiert und daher die Bezeichnung auf „Sonderfall“ angepasst.
Ab dem 1. Januar 2027 sollen auch die Jobcenter eAU-Daten erhalten, was mit der neuen und bereits genehmigten Datensatzversion 3 entsprechend umgesetzt werden wird.
Zukünftige Anpassungen weiterhin im Fokus
Weitere kleinere Änderungen wurden in der Verfahrensbeschreibung präzisiert und ergänzt und können dort im Detail nachvollzogen werden. Die jeweils aktuelle Fassung kann unter GKV-Datenaustausch abgerufen werden.
Auch wenn die aktuelle Weiterentwicklung des Datensatzes noch nicht einmal in der Praxis umgesetzt ist, zeichnet sich bereits ab, dass das eAU-Verfahren aufgrund gesetzlicher Entwicklungen weiter angepasst werden muss. Mit der Einführung einer Teil-AU im Rahmen des GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetzes könnte der Umfang der ab 2028 erforderlichen Angaben deutlich zunehmen – mit Auswirkungen sowohl auf die Zusammenarbeit zwischen den Krankenkassen und Ärzten als auch zwischen den Kassen und Arbeitgebern.
Keine proaktive Übermittlung der eAU
Der größte Wunsch vieler Arbeitgeber bleibt unerfüllt: Eine proaktive Übermittlung der eAU durch die Krankenkassen, die den bisher notwendigen aktiven Abruf nach Hinweis der Arbeitnehmer überflüssig machen würde, gibt es weiterhin nicht.
Zwar gab es dazu immer wieder Gespräche, ein Signal für eine zeitnahe Überwindung der datenschutzrechtlichen Hürden – etwa durch die zuständigen Bundesministerien – ist jedoch nicht erkennbar. Demnach bleibt es zumindest beim Thema Abrufverfahren vorerst beim Status quo.